fbpx

Työnantajan oikeus työntekijän sähköpostiin

Suurella osalla kaikista työntekijöistä on käytössään työnantajan tarjoama sähköposti, joka on yksi monista työntekijälle mahdollisesti annettavista työvälineistä. Työntekijän sähköposti nimittäin luetaan työvälineeksi. Sähköpostiviestintä on luottamuksellista ja sähköpostia koskee perustuslain mukainen kirjesalaisuus – aivan kuten fyysistä kirjettäkin. Ulkopuolinen ei siten saa ilman perustetta lukea kahden henkilön välistä viestittelyä. Työnantaja saa kuitenkin tiettyjen edellytysten täyttyessä hakea tai avata viestejä, jotka ovat saapuneet tai lähetetty työntekijän sähköpostiosoitteesta.

Työsuhteen aikana eteen voi tulla tilanteita, joissa työntekijä on syystä tai toisesta poissa ja tavoittamattomissa. Työntekijän henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Kyseisessä laissa tavoitteena on suojata työntekijän luottamuksellisten sähköpostiviestien salaisuutta ja toisaalta sitä, että työnantajalla on mahdollisuus saada käyttöönsä toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät viestit työntekijän ollessa estyneenä. Kyseisessä laissa on säädetty siten niistä poikkeustapauksista, jolloin työnantajalla on oikeus hakea esille tai avata työntekijän sähköpostiin tulleita tai siitä lähetettyjä viestejä, sillä lähtökohtaisesti sähköpostiviestejä koskee kirjesalaisuus.

TYÖNANTAJAN HUOLEHTIMISVELVOLLISUUS

Työnantajan tulee huolehtia siitä, että se on järjestänyt työntekijän nimellä lähetettyjen tai tämän lähettämien sähköpostiviestien suojaamisen toteuttamiseksi tarpeelliset toimenpiteet työntekijän poissaolon ajaksi.

Tällaisiksi toimenpiteiksi katsotaan laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (6 luku 18 §) erityisesti:

  • automaattinen poissaoloilmoitus eli automaattivastaus, jolloin työntekijälle viestin lähettänyt saa tiedon poissaolon kestosta ja henkilöstä, joka hoitaa poissa olevalle työntekijälle kuuluvat tehtävät
  • sähköpostien kääntäminen eli työntekijä voi kääntää sähköpostit työnantajan hyväksymälle henkilölle tai työntekijän toiseen omassa käytössä olevaan työnantajan osoitteeseen
  • suostumus toiselle henkilölle viestin lukemiseen eli työntekijän poissaolon aikana toinen henkilö voi ottaa sähköpostiviestit vastaan ja arvioida, onko työnantajan välttämätöntä saada tieto viesteistä.

Työnantajalla on oikeus lukea viestejä ainoastaan silloin, kun hän on ensin huolehtinut edellä mainittujen toimien mahdollistamisesta työntekijälle hänen poissaolonsa ajaksi, mutta työntekijä ei ole silti jostain syystä niitä käyttänyt. Näillä toimilla pyritään suojaamaan työntekijän sähköpostiviestintää eli käytännössä sitä, että työnantajalle ei edes syntyisi tarvetta lukea työntekijän sähköposteja työntekijän poissa ollessa.

EDELLYTYKSET SÄHKÖISTEN VIESTIEN HAKEMISEEN JA AVAAMISEEN

Työnantajalle voi olla välttämätöntä tietyissä tilanteissa saada tietoa työntekijän sähköposteista, jos työntekijä ei voi niistä itse kertoa. Välttämätön tieto voi koskea esimerkiksi työnantajan toimintaan liittyvien neuvottelujen loppuun viemistä, asiakkaiden palvelemisesta tai työnantajan toimintojen turvaamista.

Lisäksi edellytetään, että:

  • työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun;
  • on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu;
  • työntekijä on estynyt tilapäisesti hoitamasta työtehtäviään; ja
  • asia on kiireellinen ja työntekijän suostumusta ei saada kohtuullisessa ajassa

Tarvitsetko lisätietoja työnantajan oikeuksista työntekijän laitteisiin sinun tilanteessasi? Ota yhteyttä BOWA:n asiantuntijoihin ja kysy lisää! Voit varata maksuttoman aloitustapaamisen alta, joka ei sido sinua mihinkään.

SÄHKÖPOSTIVIESTIEN HAKEMINEN

Työntekijän henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Kyseisessä laissa tavoitteena on suojata työntekijän luottamuksellisten sähköpostiviestien salaisuutta ja toisaalta että työnantajalla on mahdollisuus saada käyttöönsä toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät viestit käyttöönsä työntekijän ollessa estyneenä.

Kyseisessä laissa on säädetty siten niistä poikkeustapauksista, jolloin työnantajalla on oikeus hakea esille tai avata työntekijän sähköpostiin tulleita tai siitä lähetettyjä viestejä. Nämä toimet ovat mahdollisia ainoastaan edellä mainitussa laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä. Viestin esille hakeminen (selville saaminen) ja avaaminen perustuvat kuitenkin työntekijän omaan toimintaan. Toisin sanoen tilanteisiin, joissa työntekijä ei ole toiminut työnantajan tarjoamien varautumistoimien mukaisesti.

Sähköpostiviestien esille hakemisella ja viestien avaamisella tarkoitetaan eri asioita. Viestien esille hakemisella tarkoitetaan sitä, että työnantaja saa viestin lähettäjää, vastaanottajaa ja otsikkoa koskevia tietoja. Keskeinen edellytys viestin esillä hakemisessa on, että työntekijä on poissa työstä tai työpaikalta. Jos viestien esille hakeminen on riittävää, ei viestejä saa avata.

SÄHKÖPOSTIVIESTIEN AVAAMINEN

Viestin avaamisella tarkoitetaan sananmukaisesti sähköpostiviestin aukaisemista ja siten mahdollisuutta lukea viesti kokonaisuudessaan. Jos viestin esille hakemisessa saatujen tietojen perusteella on ilmeistä, että viesti on selvästi työnantajalle kuuluva, voi työnantaja avata viestin sen esille hakemista koskevia edellytyksiä noudattaen.

Myös viestien avaamisessa edellytyksenä on, että työnantajalle on välttämätöntä saada tieto. Lisäksi edellytetään, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan ei saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai mahdollisuudesta lähettää kyseinen viesti työnantajan osoittamaan osoitteeseen. Tällöin työnantaja saa avata viestin tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla toisen henkilön läsnä ollessa.

SELVITYS VIESTIEN ESILLE HAKEMISESTA JA AVAAMISESTA

Työnantajan tulee laatia sähköisten viestien esille hakemisesta tai avaamisesta kirjallinen selvitys. Selvityksestä tulee käydä ilmi,  (1) miksi viestiä on haettu tai avattu, (2) hakemisen tai avaamisen ajankohta ja (3) kuka viestien on hakenut tai avannut sekä (4) kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Lisäksi hakemisen ja avaamisen suorittajien on allekirjoitettava selvitys. Selvitys tulee toimittaa työntekijälle ilman aiheetonta viivytystä. On huomioitava, että selvitys tulee siten laatia myös tilanteissa, joissa viestin esille hakeminen ei johda viestin avaamiseen.

Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi. Viestin tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista viestin sisältöä sivullisille työsuhteen aikana eikä myöskään työsuhteen päättymisen jälkeen.

YHTEISTOIMINTANEUVOTTELUT

Työntekijöiden sähköpostin ja tietoverkon käsittely kuuluu yhteistoimintaneuvottelujen piiriin. Työnantajan tulee käydä yhteistoimintaneuvottelut, joissa sovitaan työpaikan yhteiset pelisäännöt sähköpostitilien käytöstä ja niihin sisältyvien tietojen käsittelystä. Yhteistoimintaneuvottelut koskeva niitä yrityksiä, joissa työskentelee säännöllisesti vähintään 20 henkilöä. Niissä yrityksissä, jotka eivät kuulu yhteistoimintalainsäädännön piiriin tule yhteistoimintaneuvottelujen sijaan varata työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluksi sähköpostitilin käytöstä ja siihen kuuluvien viestien käsittelystä.

Yhteistoimintaneuvottelujen tarkoituksena on lisätä jatkuvaa vuoropuhelua työnantajan ja henkilöstön välillä sekä parantaa henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia asioissa, jotka koskevat heidän työtään ja työolojaan. Työnantajan tulee laatia kirjalliset ohjeet koskien sähköpostiviestien käyttöä ja lisäksi kertoa niistä työntekijöille.

Tarvitsetko lisätietoja työnantajan oikeuksista työntekijän laitteisiin? Ota yhteyttä BOWA:n asiantuntijoihin ja kysy lisää! Voit sopia maksuttoman aloitustapaamisen, joka ei sido sinua mihinkään.

Asiantuntijamme Työoikeudessa

BOWA:n osakas ja juristi Matias Isotalo

Ota yhteyttä!

Kokeneet asiantuntijamme auttavat sinua mielellään työoikeuteen liittyvissä kysymyksissä. Meillä on maksuton alkutapaaminen, ja voit ottaa meihin yhteyttä matalalla kynnyksellä!

Täytä alla oleva lomake tai soita 010 341 4400 ja kysy lisää!

Yhteystietojen jättäminen ei sido sinua mihinkään, mutta jättämällä tietosi annat suostumuksesi siihen, että BOWA säilyttää tietosi. Tutustuthan tietosuojaselosteeseemme, josta ilmenee miten tietojasi säilytämme.

Kysy lisää lakimiehiltämme:

Paula Bock

Managing Partner

Matti Vansén

Co-Founder

BOWA:n osakas ja juristi Matias Isotalo

Matias Isotalo

Partner

Valtteri Gundersby

Valtteri Gundersby

Legal Counsel

Haluatko pysyä ajantasalla lakiasioista?

BOWA Legal

Tilaa uutiskirjeemme, ja saat sähköpostiisi kootusti uusimmat artikkelimme.

Lähetämme kirjeitä 1-2 kuukaudessa, joten turhaa spämmiä et meiltä saa!

Yhteystietojen jättäminen ei sido sinua mihinkään, mutta jättämällä tietosi annat suostumuksesi siihen, että BOWA säilyttää tietosi. Tutustuthan tietosuojaselosteeseemme, josta ilmenee miten tietojasi säilytämme.

Jäikö kysyttävää lakiasioista? Jätä yhteystietosi niin asiantuntijamme ottaa sinuun yhteyttä mahdollisimman pian. 

BOWA logo valkoinen

Maksuton konsultaatio

Jätä yhteystietosi ja soitamme sinulle arkipäivän kuluessa!

BOWA Legal Oy

Pieni Roobertinkatu 11
00130 Helsinki

Email: [email protected]

Yhteystietojen jättäminen ei sido sinua mihinkään, mutta jättämällä tietosi annat suostumuksesi siihen, että BOWA säilyttää tietosi. Tutustuthan tietosuojaselosteeseemme, josta ilmenee miten tietojasi säilytämme.